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Le format PDF (Portable Document Format) inventé par Adobe en 1993 est devenu le format universel pour échanger des fichiers.
En effet, avec la multiplication des suites bureautiques (Google Docs, MS Word, Google sheets…), des outils graphiques, des CRM… le PDF reste le seul format qui permet un échange de fichier sans perte de données ou de mise en forme, quel que soit le système d’exploitation ou la machine utilisée.
Cependant, l’utilisation de fichiers au format PDF peut être un peu frustrante et montrer ses limites sans les bons outils, en particulier lorsque l’on utilise les fonctions d’enregistrement au format PDF au lieu d’un convertisseur de fichiers PDF.
Par exemple, en standard, on ne peut pas modifier un fichier PDF que l’on vient de recevoir, surtout s’il a été produit dans une autre application ou par une autre personne.
D’où l’importance d’utiliser un convertisseur PDF qui permet de convertir le fichier dans le format d’origine (word, Excel…) en conservant la mise en page initiale, le formatage du texte (mise à la ligne, police de caractère, gras, les tableaux…).
C’est pourquoi dans ce dossier, je vais vous expliquer comment convertir des documents en PDF, et inversement des fichiers Word, Excel, Powerpoint… en PDF.
Sommaire de l'article
Pourquoi choisir le format PDF pour envoyer des documents ?
L’utilisation de fichiers au format PDF est reconnu pour sa capacité à préserver la mise en forme originale des documents, quel que soit l’appareil utilisé pour l’afficher (PC, Mac, tablette, smartphone…).
C’est donc le format idéal pour partager des documents importants comme des contrats, des présentations Powerpoint, des rapports, des formulaires…
De plus, les PDF offrent une meilleure sécurité avec la possibilité d’ajouter des mots de passe et de restreindre certaines actions, comme l’impression ou la modification.
Vos documents sensibles sont ainsi mieux protégés contre les accès non autorisés.
Convertir des documents Word, Excel, Powerpoint… en PDF, c’est facile ?
Convertir des documents en PDF, c’est facile, et avec les logiciels de conversion en PDF, il est possible d’aller encore plus loin !
Convertir des documents Word en PDF (fichiers .doc, .docx…)
Dans certains logiciels, il est possible de convertir des documents en PDF, mais ce n’est pas le cas de tous, et surtout, il y a peu d’options disponibles (réduction du poids du fichier, sécurisation…).
D’où l’intérêt d’utiliser des outils de conversion au format PDF pour gagner du temps.
Ces outils permettent de transformer des fichiers de différents formats en PDF et vice versa, en quelques clics.
L’autre intérêt, c’est qu’ils offrent des fonctionnalités supplémentaires comme
- la fusion de documents (plusieurs Word regroupé dans 1 seul fichier PDF),
- l’ajout de signatures électroniques (pour valider des documents),
- le maintien des hyperliens,
- les choix de compression des images (pour garder un visuel de qualité et imprimable sans imposer un fichier de plusieurs méga-octets),
- …
Ces fonctionnalités permettent d’éviter des manipulations complexes et de gagner du temps au quotidien, que cela à titre personnel ou professionnel.
Par exemple, pour envoyer des pièces administratives tout en respectant des limites de poids pour le téléchargement.
Les convertisseurs de documents Powerpoint en PDF
Un convertisseur PowerPoint en PDF va simplifier l’échange de présentations et de diaporamas, sans nuire à la qualité du visuel ou à la délivrabilité.
En effet, par défaut, lorsque l’on enregistre une présentation Powerpoint en PDF, le poids du fichier est de plusieurs méga-octets, ce qui n’est souvent pas autorisé par les messageries d’entreprise.
Avec le convertisseur Powerpoint vers PDF, vous allez certes conserver les polices, les images… mais vous allez en plus optimiser le poids de votre présentation pour passer sous la barre des 2 Mo.
D’un point de vue RSE, la réduction de la taille des documents est aussi une bonne chose, car cela permet de limiter le stockage de fichiers volumineux, et donc l’empreinte écologique.
Convertir des fichiers Excel en PDF ou d’autres tableurs comme Google Sheets
La conversion de fichiers Excel en PDF permet de conserver la mise en forme du document, comme un tableau de bord, un rapport financier…
En les convertissant en PDF vous ne donnez pas accès aux données, tout en assurant une qualité de la mise en page.
Zoom sur les fonctions clés d’un convertisseur de fichiers PDF
Je vais vous présenter quelques-unes des fonctions différenciantes des logiciels de conversion de fichiers en PDF par rapport à un enregistrement en PDF “classique”.
Optimiser la taille de ses fichiers PDF
Partager des fichiers PDF volumineux peut poser des problèmes, en particulier lorsqu’il s’agit de les envoyer par email ou de proposer un téléchargement en ligne.
C’est pour cela que les outils de conversion PDF offrent des fonctionnalités pour compresser ces fichiers, sans pour autant sacrifier la qualité.
Dans mon exemple, mon fichier Powerpoint original de 13 Mo, peut être réduit en poids selon le niveau de compression sélectionné.
- 3 Mo avec la meilleure qualité (images nettes…)
- 2,5 Mo avec un bon rapport qualité des images versus poids
- 1.3 Mo avec une dégradation mineure des images
Bien entendu, avant de choisir le niveau de compression du PDF, vérifiez toujours que le rendu est correct.
Fusionner et diviser des fichiers PDF
Parfois, il peut être nécessaire de fusionner plusieurs PDF en un seul document ou de diviser un PDF en plusieurs fichiers.
Par exemple, vous devez rendre un appel d’offre, et vous ne pouvez remettre qu’un seul fichier en ligne alors que vous avez plusieurs fichiers, que cela doit du Powerpoint, du Word, du Excel…
Les outils de conversion PDF incluent des options pour réaliser fusion et diviser des PDF ou des documents source.
Dans mon exemple, j’ai fusionné 2 supports de cours afin d’avoir un seul document de taille raisonnable à remettre à mes étudiants.
Ajouter des Signatures Électroniques aux PDF
La signature électronique est devenue la norme dans les transactions professionnelles et les contrats.
Elle permet de signer des documents sans avoir besoin de les imprimer, de les signer physiquement, puis de les scanner à nouveau.
Les outils de conversion PDF permettent d’ajouter des signatures électroniques, des paraphes… ce qui permet de fluidifier les parcours clients, ou simplement la validation de documents comme des bons de livraison.
L’archivage des documents signés est également simplifié, il suffit alors de copier le document signé dans son CRM ou dans un Wiki pour centraliser la connaissance client.
Protéger vos documents PDF contre la modification avec des mots de passe
Pour certains documents confidentiels ou avec un impact juridique majeur, il est important d’en empêcher la modification, avec une autorisation uniquement en lecture seule, ou via une protection par mot de passe pour renforcer encore plus la sécurité.
Les outils de conversion PDF proposent des options qui pemettent ajouter en quelques clics un mot de passe et restreindre les permissions d’accès au document.
Cette option permet de s’assurer que seuls les destinataires autorisés peuvent accéder, imprimer ou modifier vos documents comme un contrat, un NDA, une liste de prix, une proposition commerciale…
Si vous protégez votre fichier avec un mot de passe, je vous recommande d’envoyer le mot de passe par un autre canal que celui de l’envoi de l’email (par exemple par SMS ou par MS teams), et non pas dans l’email qui contient le fichier ou le lien vers le fichier.
En effet, si vous vous trompez de destinataire, si l’email est transféré par mégarde, le fait de séparer le mot de passe du fichier permet de renforcer la confidentialité.
Améliorer la collaboration avec l’annotation, les commentaires… directement dans les PDF
Un autre intérêt des fichiers PDF, c’est leur capacité à simplifier la collaboration entre les membres d’une équipe, car tout le monde peut commenter, annoter, suggérer des changements… dans le PDF sans devoir utiliser le logiciel source.
Vous pouvez ainsi suivre facilement les modifications pour vous assurer que tout le monde utilise bien la dernière version du document, avec si nécessaire un archivage des versions.
Cela améliore non seulement la communication, mais aussi l’efficacité de l’équipe, en garantissant que tout le monde puisse voir les suggestions des autres, et ne surtout pas travailler en versions successives avec des modifications les uns après les autres sans concertation.
Il n’y a rien de pire que des personnes qui font des suggestions de modifications en parallèle sans se concerter, ce qui oblige à renvoyer à tout le monde les fichiers pour trouver un consensus.
Intégration avec d’autres outils de productivité
Les outils de conversion PDF peuvent être intégrés avec d’autres logiciels comme logiciels de bureautique, les CMS, les plateformes de stockage en ligne…
Cela permet d’automatiser les flux documentaires et les processus interne, avec des procédures de validation, des délais de traitement…
Par exemple, vous pouvez directement convertir un document Word en PDF depuis votre CMS, ou stocker automatiquement les PDF convertis sur votre plateforme de stockage cloud préférée.
Utiliser un convertisseur PDF, c’est finalement utile ?
La réponse est bien entendu Oui !
Un vrai outil de gestion des PDF permet de supprimer les limitations du format PDF (lecture seule, poids des fichiers…), tout en offrant de nouvelles possibilités (signature électronique, fusion de documents, protection des documents par mot de passe…).
L’utilisation d’outils de conversion PDF permet de se simplifier la vie et optimiser son travail.
Au final, en utilisant au quotidien un logiciel de conversion de fichiers PDF, vous allez améliorer votre productivité, protéger vos informations sensibles, et garantir une présentation professionnelle de vos documents.
Les quelques euros investis dans la solution sont vite amortis et vous apporteront un confort de travail.
Foire aux questions sur la conversion de PDF en Word, Excel, Powerpoint… et inversement
Qu’est-ce que le format PDF et quelle est son origine ?
Le format de fichiers “PDF” (Portable Document Format) est un format de fichier inventé par Adobe en 1993.
L’objectif est d’échanger des fichiers sans perte de données ou de mise en forme, quel que soit le système d’exploitation ou la machine utilisée.
L’inventeur principal du format PDF est John Warnock, co-fondateur d’Adobe Systems.
L’idée est née d’un projet interne d’Adobe appelé “Camelot Project”, initié par John Warnock en 1991.
Le but de ce projet était de créer un format de fichier qui permettrait de capturer et d’envoyer des documents électroniques d’une manière qui préserve leur apparence et leur structure.
Depuis son lancement, le format PDF a évolué pour inclure de nouvelles fonctionnalités comme :
- la création de formulaires interactifs,
- la signature électronique,
- la gestion des droits numériques (DRM)
- …
La conversion de PDF en Word conserve-t-elle la mise en forme originale ?
Oui, un bon convertisseur de fichiers PDF conserve la mise en forme originale, y compris les polices, les images, les tableaux lors de la conversion en Word.
Le point le plus sensible reste l’alignement des textes et la taille des tableaux.
Comment protéger un document PDF contre la modification ?
Oui, vous pouvez protéger un document PDF en ajoutant un mot de passe et en restreignant les permissions d’accès (lecture seule, impression, modification) via les outils de conversion PDF.
Comment Acrobat s’intègre-t-il aux applications Office ?
Acrobat s’intègre aux applications Office 365, Office 2013 et Office 2010, en permettant de créer des PDF directement depuis Word, Excel, PowerPoint ou Outlook.
Vous pouvez protéger les fichiers PDF, exécuter plusieurs opérations en même temps, comme envoyer des fichiers par email, et définir des options de suivi pour les fichiers envoyés via Outlook.
